Wspólnota mieszkaniowa a prowadzenie działalności

Czasami rodzaj prowadzonej przez nas działalności gospodarczej nie wymaga wynajmowania dużych lokali i w zupełności wystarcza nam chociażby posiadane przez nas mieszkanie. Wiele osób martwi się, ż należy wówczas uzyskać zgodę wspólnoty mieszkaniowej jednak w większości przypadków tak nie jest. Oczywiście pod warunkiem, że działamy zgodnie z prawem, a to co robimy nie jest uciążliwe dla sąsiadów.

Kiedy potrzebujemy zgody wspólnoty mieszkaniowej? Jest to konieczne przede wszystkim w sytuacji gdy chcemy wprowadzić jakieś zmiany w części wspólnej takiej nieruchomości. Może tutaj chodzić o dobudowanie dodatkowego wejścia do naszego lokalu albo użycie terenów zielonych na urządzenie ogródka dla gości np. restauracji. Niestety są również pewne rodzaje działalności gospodarczych, których rozpoczęcie będzie wymagało od nas zgody wspólnoty mieszkaniowej. Jednym z nich jest na przykład sprzedaż alkoholu, aby uzyskać zgodę na handel wyrobami alkoholowymi potrzebujemy między innymi potwierdzenia od mieszkańców budynku właśnie. Musimy także wiedzieć, że w niektórych przypadkach prowadzenie działalności w domu zostało uniemożliwione przez prawo. Jest to na przykład prowadzenie salonu kosmetycznego albo fryzjerskiego.

Po co informujemy wspólnotę o prowadzeniu działalności gospodarczej? Warto jest powiadomić wspólnotę o prowadzeniu działalności aby uniknąć wszelkich niezbyt przychylnych działań ze strony sąsiadów. Trzeba mieć jednak na uwadze również to, iż może nam zostać naliczona dodatkowa opłata za tę część lokalu, którą wykorzystujemy na prowadzenie działalności. Może to mieć związek na przykład ze zwiększeniem się nakładów a sprzątanie części wspólnej nieruchomości. Jak zatem widać posiadanie lokalu mieszkalnego nie oznacza, że możemy w nim prowadzić każdą działalność gospodarczą. Wiele może tu zależeć na przykład od jej rodzaju czy też wspomnianych zmian w nieruchomości jakich musimy dokonać aby lokal był przystosowany do tego co chcemy robić. Warto wiedzieć jednak, że wspólnota mieszkaniowa nie może w regulaminie wprowadzić zapisu o konieczności zgłaszania każdej działalności. Jeśli zatem usłyszymy takiego rodzaju zarzut, powinniśmy mieć świadomość, że w granicach obowiązujących przepisów prawa możemy zarabiać w naszym własnym mieszkaniu.

Zarządca czy administrator – z kim powinna współpracować wspólnota?

Obowiązek wyłonienia zarządu spoczywa na barkach każdej wspólnoty. Przepisy prawne stwarzają jednak możliwość scedowania obowiązków zarządu na osobę trzecią, możliwe jest przy tym również skorzystanie z usług świadczonych przez wyspecjalizowaną firmę odpowiedzialną za kompleksową obsługę nieruchomości.

Często można usłyszeć o tym, że zatrudnienie zarządcy nieruchomości odpowiedzialnego za jej administrowanie jest przede wszystkim zbytecznym kosztem. Czy jednak rzeczywiście nie warto korzystać z jego usług? Zarządca nieruchomości niejednokrotnie jawi się jako osoba wykonująca prace, które z powodzeniem mogłyby być wykonywane przez członków zarządu. Niestety, nie na tym polega wcale największy problem. Znacznie bardziej niepokojące jest to, że zarządcami nieruchomości ciągle jeszcze określają się osoby, które nie posiadają nie tylko odpowiedniej wiedzy, ale również wymaganej licencji. W rzeczywistości osoby takie zasługują, co najwyżej, na status administratora, a różnic pomiędzy nim i profesjonalnym zarządcą jest znacznie więcej niż mogłoby się to nam wydawać.

Co ciekawe, polskie prawodawstwo wcale nie jest zbyt życzliwie nastawione do określenia „administrator”. Jeśli już pojawia się ono w jakichś dokumentach, jego obecność ma wyłącznie incydentalny charakter. Okazuje się zatem, że trudno nie tylko zdefiniować obowiązki administratora, ale również domagać się ich realizacji, prawo nie precyzuje bowiem i tego, jak można byłoby karać osobę, która nie odznacza się oczekiwaną sumiennością w tym zakresie.

Gdy mówimy nie o administratorze, ale o zarządcy nieruchomości, musimy uświadomić sobie, że osoba zajmująca takie stanowisko ma zdecydowanie więcej obowiązków. Jego zadaniem jest przede wszystkim utrzymanie tak czystości, jak i bezpieczeństwa wewnątrz nieruchomości i wokół niej, co okazuje się szczególnie istotne zimą, gdy pojawia się konieczność odśnieżania dróg przyległych do nieruchomości oraz chodników. Mamy do czynienia również z osobą odpowiedzialną za terminową kontrolę tego, w jakim stanie technicznym znajduje się w danej chwili budynek. Na zarządcę możemy liczyć i wówczas, gdy interesuje nas dobra kondycja części wspólnych budynku, trudno zatem dziwić się, że zatrudnienie specjalistycznej firmy zajmującej się zarządzaniem nieruchomości jest uważane za wyjątkowo opłacalne przedsięwzięcie. Zarządca prowadzi również dokumentację budynku, za który podnosi odpowiedzialność, w każdej chwili można więc upewnić się, na ile solidnie wywiązuje się z powierzonych mu obowiązków.

Tworzenie wspólnot mieszkaniowych

Wbrew dość powszechnemu mniemaniu wraz z zakupem własnego mieszkania możemy, ale jednocześnie wcale nie musimy stać się członkami wspólnoty mieszkaniowej. W dużej mierze jest to uzależnione od tego, jaki jest stan prawny budynku, wspólnoty mieszkaniowe funkcjonują więc przede wszystkim tam, gdzie nieruchomość jest własnością jednostek samorządu terytorialnego, deweloperów, zakładów pracy i osób fizycznych. Niekiedy ich założenie jest możliwe nawet w budynku będącym własnością spółdzielni mieszkaniowej, mówimy jednak o zagadnieniu nieco bardziej skomplikowanym.

Sama wspólnota mieszkaniowa najczęściej jest definiowana jako ogół właścicieli lokali wchodzących w skład danej nieruchomości. Jest to tak zwana ułomna osoba prawna, choć bowiem nie ma osobowości prawnej, może pochwalić się zdolnością prawną, możliwością zaciągania zobowiązań, nabywania praw, a nawet pozywania do sądu i bycia pozywaną. Wspólnota nie posiada też odrębnego majątku, ten bowiem, którym dysponuje, należy do właścicieli lokali wchodzących w jej skład. Gdy nabywamy lokal w nieruchomości, której właścicielem jest deweloper, gmina, osoba fizyczna, a nawet zakład pracy, nie musimy starać się o członkostwo we wspólnocie mieszkaniowej, ta bowiem powstaje w sposób automatyczny. Jej członkiem stajemy się w tym samym momencie, w którym podpisujemy akt notarialny dotyczący zakupu mieszkania. Nieco inaczej sytuacja przedstawia się wówczas, gdy nasze mieszkanie znajduje się w budynku, którego właścicielem jest spółdzielnia mieszkaniowa. Owszem, również w tym przypadku możemy mówić o automatycznym powstaniu wspólnoty, z sytuacją taką mamy jednak do czynienia dopiero wówczas, gdy wyodrębniona zostanie własność ostatniego (a nie pierwszego) lokalu w danej nieruchomości.

O wcześniejszym utworzeniu wspólnoty może być mowa jedynie wówczas, gdy uchwała o takiej treści zostanie podjęta przez większość właścicieli lokali. Tak w jednym, jak i w drugim przypadku powołanie do życia wspólnoty wymaga jednak dodatkowych czynności. Jeśli wspólnota powstaje automatycznie, konieczne jest powołanie do życia jej zarządu. Nie można też zapomnieć o uzyskaniu numerów REGON i NIP, a także o tym, że wspólnota powinna mieć własne konto bankowe. Wspólnota zakładana w budynku należącym do spółdzielni mieszkaniowej musi zostać utworzona w oparciu o odpis księgi wieczystej nieruchomości. Pozwoli to na określenie, czy można już mówić o większości, która rzeczywiście pozwala na jej założenie. Koszt odpisu nie jest duży, należy jednak liczyć się z tym, że księga wieczysta nieruchomości nie musi być kompletna, często brakuje w niej bowiem wpisów odnoszących się do zawartych stosunkowo niedawno aktów notarialnych.

Zarząd i zarządca – jak dbać o interesy wspólnoty?

Zarówno mieszkańcy, jak i właściciele lokali znajdujących się we wspólnocie mieszkaniowej dość powszechnie używają zamiennie określeń zarząd oraz zarządca wspólnoty. Tymczasem oba terminy różnią się między sobą, nie powinniśmy przy tym zapominać, że różnica jest znacząca.

Efektywne zarządzanie wspólnotą jest możliwe przede wszystkim wówczas, gdy posiada ona zarząd albo zarządcę. Co więcej, jeśli w jej skład wchodzi osiem lub więcej lokali, posiadanie zarządu jest nie możliwością, ale obowiązkiem w świetle przepisów Ustawy o własności lokali. Zarząd to organ, w którego skład, w zdecydowanej większości przypadków, wchodzą osoby, które posiadają lokale mieszkalne w danej wspólnocie. Przepisy pozwalają jednak tworzyć zarząd również osobom z zewnątrz. Co więcej, zarząd może być również powierzony. Ten ostatni przypadek znajduje zastosowanie wówczas, gdy wspólnota uznaje, że ciążące na niej obowiązki związane z zarządzaniem nieruchomością wspólną powinny zostać powierzone firmie lub osobie trzeciej. W zdecydowanej większości przypadków to jednak wspólnota wybiera zarząd i odpowiada za utrzymanie budynku w odpowiednim stanie. Niestety, mówimy o szeregu czynności, wskazane jest więc posiadanie nie tylko czasu i pewnych środków, ale również umiejętności, jeśli chce się wywiązywać z powierzonych nam obowiązków we właściwy sposób.

Wśród zróżnicowanych zadań zarządu wypada wspomnieć i o tym, że to on reprezentuje wspólnotę na zewnątrz. Nawiązuje też w jej imieniu kontakty z poszczególnymi właścicielami lokali i odpowiada za bieżące czynności niezbędne, aby wspólna część nieruchomości była utrzymana w jak najlepszym stanie. Mówiąc o zarządcy nieruchomości powinniśmy pamiętać o tym, że funkcję tę może piastować zarówno osoba fizyczna, jak i firma. Nie każdy może jednak liczyć na objęcie takiego stanowiska, konieczne jest bowiem zdanie odpowiednich egzaminów i wpisanie do ogólnopolskiego rejestru skupiającego zarządców nieruchomości.

Obowiązki zarządcy są szerokie, odpowiada on bowiem za to wszystko, co wiąże się z prawidłowym funkcjonowaniem nieruchomości. Troska o nieruchomość ze strony zarządu oraz zarządcy różni się już choćby dlatego, że członkowie zarządu nie muszą posiadać licencji, oczekuje się więc od nich przede wszystkim zaangażowania. Dodatkowo, zarządca musi posiadać ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej, które chroni osoby powierzające mu opiekę nad nieruchomością przed ewentualnymi błędnymi decyzjami. Zarząd musi przestrzegać prawa i zarządzać nieruchomością w jej interesie, zarządca musi zaś liczyć się z tym, że podjęcie błędnej decyzji może postawić go przed Komisją Odpowiedzialności Zawodowej.